Zarządzanie projektami w administracji publicznej
Promocja zarządzania projektami w administracji publicznej to zadanie na co najmniej kilkanaście najbliższych lat. Dlaczego warto podjąć to wyzwanie dobrze opisuje pewna historyjka:
- W pewnym obszarze odkryto, że nie jest dobrze.
- Najpierw był świetny pomysł, jak problem rozwiązać.
- Później zidentyfikowano pewne trudności.
- Następnie nie wiadomo było, kto dokładnie ma się tym zająć.
- W końcu ktoś to pozbierał, ale trzeba było poczekać na decyzje.
- Okazało się, że potrzebna będzie dodatkowa analiza.
- Chwilę po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego odeszła p. Iksińska, która miała największą wiedzę w tym temacie.
- Niewiele później, po wykonaniu analizy zmieniło się kierownictwo.
- Nowy dyrektor miał swoją agendę i nie był przekonany do zmian i pomysłów poprzednika.
- A później już wszyscy o tym zapomnieli.
- Po dwóch latach zidentyfikowana wcześniej potrzeba odezwała się na nowo, ale z osób zajmujących się wcześniej tym tematem, nikt już w tym miejscu nie pracował, więc trzeba było zacząć od początku.
Powyższe punkty to zanonimizowany scenariusz wielu podejmowanych w administracji inicjatyw.
Zarządzanie projektami pozwala zachować ciągłość w narażonych na częste rotacje pracowników instytucjach. Koncentruje wysiłki na konkretnych efektach podejmowanych działań i pozwala lepiej koordynować prace pomiędzy setkami inicjatyw realizowanych na co dzień przez administrację.
Promocją tego typu działań zajmuje się Rządowe Biuro Monitorowania Projektów będące częścią Departamentu Analiz w Rządowym Centrum Analiz KPRM.
W lutym 2020 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów opublikowała rekomendacje dotyczące zarządzania projektami, programami i biurem portfela. To pierwszy krok w kierunku budowania polskiej metodyki zarządzaniu projektami. Dzięki codziennej pracy zarówno Rządowego Biura Monitorowania Projektów jak i realizatorów poszczególnych projektów specjalistyczne pojęcia z dziedziny zarządzania stają się w naszej pracy coraz bardziej popularne i oczywiste.
Opracowany we współpracy z przedstawicielami wszystkich ministerstw i ekspertami dziedzinowymi (IPMA i PMI Poland Chapter) model ma być stale doskonalony. Już teraz stanowi rzetelną bazę do budowania wspólnego języka projektowego i utrwalania dobrych praktyk, które pozwalają na sprawną realizację projektów, programów i całych portfeli inicjatyw.
Dotychczas ukazały się:
- Zarządzanie projektami strategicznymi. Rekomendacje – podstawowy proces projektowy;
- Zarządzanie programami strategicznymi. Rekomendacje – podstawowy proces realizacji programów;
- Organizacja Biura Portfela. Rekomendacje – podstawowe informacje na temat roli Biura Portfela w instytucji;
- Przewodnik po zarządzaniu. Praktyczne wskazówki dla realizatorów programów i projektów – zestaw technik i narzędzi projektowych.
Najbardziej konkretne, sprawdzone wnioski i refleksje, a także dobre praktyki, które są stale zbierane, pochodzą od specjalistów, teoretyków i praktyków z poszczególnych obszarów. Wszelkie sugestie i komentarze można zgłaszać na adres: rbmp@kprm.gov.pl do czego bardzo zachęcamy.
